Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende zu und passend zum Jahreswechsel haben wir uns Gedanken über clevere Neujahrsvorsätze gemacht: Den Outlook Posteingang aufräumen und dauerhaft „im Griff behalten“!
Bei uns hat diese Art der digitalen Selbstorganisation mit den für jeden Microsoft 365 Anwender verfügbaren Tools zu einer deutlich besseren Struktur und Übersicht geführt. Richtig gut ist zudem das Gefühl am Ende eines Arbeitstages alle Aufgaben abzuhaken oder neu einzuplanen!
Die 5‑Schritte-Regel zumleeren Outlook Posteingang:🚀
🔥1. Löschen
Irrelevantes wird sofort gelöscht.Nicht alle E‑Mails enthalten wichtige Informationen oder konkrete Aufgaben für uns. Diese müssen weder aufbewahrt noch bearbeitet werden. Lösche oder archiviere solche E‑Mails immer gleich nach dem erstmaligen Überfliegen des Inhalts.
🔥2. Weiterleiten
Wenn Du für die Bearbeitung einer E‑Mail nicht zuständig bist, und/oder andere von dem Inhalt informiert werden müssen, dann leite diese E‑Mail immer gleich an die betreffenden Personen weiter. Das ist schnell erledigt. Falls Du dies auf später verschiebst, musst Du den Betreff und die E‑Mail unnötigerweise ein zweites Mal überfliegen.
🔥3. Archivieren
Verschiebe wichtige E‑Mails ohne konkrete Aufgaben in einen Archiv-Ordner.Wenn eine E‑Mail zwar wichtige (Hintergrund-)Informationen enthält, aus denen sich aber kein konkretes To-Do für uns ergibt, dann ab in den Archiv-Ordner. So bleibt Dein Posteingang aufgeräumt und Du behältst einen guten Überblick.
🔥4. Bearbeiten und erledigen
Kurze Aufgaben mit geringem Aufwand gleich erledigen.Wenn sich aus einer E‑Mail eine konkrete Aufgabe für Dich ergibt, musst Du abschätzen, ob Du dafür mehr oder weniger als 5 Minuten Arbeitszeit benötigen wirst. Bei allem, was in unter 5 Minuten erledigt werden kann, ist die sofortige Umsetzung effizienter. Denn allein der Aufwand, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut in den Kontext eindenken zu müssen, ist meist größer, als das einfach schnell sofort zu erledigen.
🔥5. Terminieren
Alles, was länger als 5 Minuten zum Bearbeiten braucht, kommt auf die Aufgabenliste (Wochenplan). Der große Vorteil: In Outlook könnt Ihr eine E‑Mail per Mausklick (QuickStep) direkt in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Auf diese Weise speichert Outlook auch gleich die in der E‑Mail enthaltenen Aufgabendetails automatisch mit ab, und Ihr könnt die Mail bedenkenlos aus dem Posteingang entfernen/archivieren!
Die kombinierte Aufgaben-und Kalenderansicht von Outlook bietet sich ebenfalls an, um den überfüllten Posteingang auf Vordermann zu bringen. Nach Aktivierung dieser Funktion können Aufgaben per Drag & Drop über die Woche verteilt werden, wodurch Engpässe und Stress vermieden werden. Ziemlich cool, oder?
Besten Dank für diese Anregungen und Eure vielen weitere Tipps an Büro Kaizen 🚀
Nun kann es losgehen, wir freuen uns auf das Jahr 2023 und starten mit einem leeren Posteingang. Wer ist noch dabei?
